Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Quản Lý Nhà Trọ
Ứng dụng Quản Lý Nhà Trọ hỗ trợ hộ kinh doanh nhà trọ dễ dàng hơn trong việc quản lý các hoạt động của nhà trọ, quản lý thông tin khách trọ, xuất hóa đơn chi phí hàng tháng,... Quản Lý Nhà Trọ hiện có mặt trên hệ thống Google Play.
Các chức năng chính:
Thêm thông tin nhà trọ
Trong menu chính, chọn Danh sách nhà trọ.
- 1 : Nhập tên nhà trọ, là trường bắt buộc nhập.
- 2 : Nhập số diện thoại liên hệ nhà trọ.
- 3 : Chọn tỉnh/ thành nơi nhà trọ tọa lạc.
- 4 : Chọn quận/ huyện nơi nhà trọ tọa lạc.
- 5 : Chọn phường/ xã nơi nhà trọ tọa lạc.
- 6 : Nhập địa chỉ nhà trọ cụ thể (số nhà, đường, tổ, khu phố).
- 7, 8, 9 : Thông tin tài khoản ngân hàng của chủ trọ, khách thuê có thể dễ dàng biết và thanh toán thông qua tài khoản này.
- 10 : Xóa các dòng dữ liệu mà người dùng đã đánh dấu vào các dòng trong bảng, cũng sẽ xóa các nội dung liên quan như phòng trọ, khách thuê, các khoản phí, lịch sử,...
- 11 : Làm trống các trường người dùng đã nhập.
- 12 : Cập nhật lại nội dung người dùng đã nhập thông qua dòng dữ liệu người dùng đã chọn gần nhất (không phân biệt có đánh dấu hay không).
- 13 : Thêm mới nhà trọ với những nội dung người dùng đã nhập.
Thêm thông tin phòng trọ
Trong menu chính, chọn Danh sách phòng trọ.
- 1 : Nhập tên phòng trọ, là trường bắt buộc nhập.
- 2 : Nhập chiều dài phòng trọ.
- 3 : Nhập chiều rộng phòng trọ.
- 4, 5 : Để tạo phòng tự động, nhập số lượng phòng vào phần 4, sau đó chọn nút ở phần 5.
- 6 : Xóa các dòng dữ liệu mà người dùng đã đánh dấu vào các dòng trong bảng, cũng sẽ xóa các nội dung liên quan như khách thuê phòng này, các khoản phí khai báo cho phòng này, lịch sử phòng,...
- 7 : Làm trống các trường người dùng đã nhập.
- 8 : Cập nhật lại nội dung người dùng đã nhập thông qua dòng dữ liệu người dùng đã chọn gần nhất (không phân biệt có đánh dấu hay không).
- 9 : Thêm mới phòng trọ với những nội dung người dùng đã nhập.
Thêm thông tin khách trọ
Trong menu chính, chọn Danh sách khách thuê.
- 1 : Nhập họ tên khách thuê. Đây là thông tin bắt buộc.
- 2 : Chọn phòng khách ở. Đây là thông tin bắt buộc.
- 3 : Nhập ngày khách bắt đầu thuê.
- 4 : Chọn trạng thái khách đang thuê hay đã trả phòng.
- 5 : Nếu khách đã trả phòng, chọn ngày khách trả.
- 6 : Nhập số điện thoại của khách trọ.
- 7 : Chọn giới tính khách trọ.
- 8 : Nhập ngày sinh của khách.
- 9 : Nhập số chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hoặc passport của khách thuê.
- 10 : Chọn dân tộc của khách.
- 11 : Chọn tỉnh/ thành nguyên quán của khách thuê.
- 12 : Chọn quận/ huyện nguyên quán của khách thuê.
- 13 : Chọn xã/ phường nguyên quán của khách thuê.
- 14 : Nhập địa chỉ nguyên quán chi tiết của khách trọ.
- 15 : Nhập nghề nghiệp khách trọ.
- 16 : Nhập nơi làm việc của khách.
- 17 : Nhập trình độ học vấn của khách thuê.
- 18 : Nhập trình độ ngoại ngữ của khách.
- 19 : Làm trống các trường người dùng đã nhập..
- 20 : Cập nhật lại nội dung người dùng đã nhập thông qua dòng dữ liệu người dùng đã chọn gần nhất (không phân biệt có đánh dấu hay không).
- 21 : Thêm mới khách thuê với những nội dung người dùng đã nhập.
Liệt kê chi phí
Trong menu chính, chọn Quản lý chi phí.
- A : Khai báo tên các loại chi phí có ở nhà trọ. (Xem hướng dẫn)
- B : Áp chi tiết loại chi phí và giá cho các phòng. (Xem hướng dẫn)
Loại chi phí
- 1 : Nhập tên loại chi phí (tiền phòng, tiền điện, nước, rác,...).
- 2 : Chọn đơn vị phù hợp với loại chi phí (ví dụ tiền phòng cố định theo tháng, ta sẽ chọn đơn vị là Tháng; tiền điện dựa vào khách trọ sử dụng bao nhiêu kWh, tức cố định giá theo kWh, ta chọn đơn vị là kWh).
- 3 : Xóa các dòng dữ liệu mà người dùng đã đánh dấu vào các dòng trong bảng, cũng sẽ xóa các nội dung liên quan như chi tiết giá các khoản phí, lịch sử,...
- 4 : Làm trống các trường người dùng đã nhập.
- 5 : Cập nhật lại nội dung người dùng đã nhập thông qua dòng dữ liệu người dùng đã chọn gần nhất (không phân biệt có đánh dấu hay không).
- 6 : Thêm mới loại chi phí với những nội dung người dùng đã nhập.
Chi tiết chi phí
- 1 : Chọn phòng muốn áp chi phí.
- 2 : Chọn loại chi phí.
- 3 : Nhập đơn giá chi phí cho mỗi đơn vị (ví dụ điện có đơn giá 3.500 đồng cho 1kWh).
- 4 : Nhập ngày áp dụng cho mức giá đã chọn. Lưu ý: ngày áp dụng dùng để so sánh với ngày xuất phiếu, không phải so sánh với ngày khách ở. Ví dụ, tính phí phòng cho khách trọ ở từ ngày 01/08/2021 đến hết ngày 31/08/2021 (tròn 1 tháng), ngày áp dụng là 16/08/2021 với giá là 1.200.000 đồng, ngày xuất phiếu là 02/09/2021, thì chi phí khách phải chi cho tiền phòng là 1.200.000 đồng cho cả tháng đó, không quan tâm đến đơn giá phòng trước ngày 16/08/2021.
- 5 : Nếu đánh dấu ở phần này, tất cả các phòng trong cùng nhà trọ sẽ được áp cùng 1 đơn giá cho loại chi phí đã chọn, giúp tiết kiệm thời gian nhập thông tin cho từng phòng.
- 6 : Xóa các dòng dữ liệu mà người dùng đã đánh dấu vào các dòng trong bảng, cũng sẽ xóa các nội dung liên quan như lịch sử,...
- 7 : Làm trống các trường người dùng đã nhập.
- 8 : Cập nhật lại nội dung người dùng đã nhập thông qua dòng dữ liệu người dùng đã chọn gần nhất (không phân biệt có đánh dấu hay không).
- 9 : Thêm mới chi tiết chi phí với những nội dung người dùng đã nhập.
Thực hiện xuất hóa đơn
Trong menu chính, chọn Thanh toán chi phí.
- 1 : Chọn nhà trọ, phòng trọ cần thanh toán.
- 2 : Nhập tên phiếu xuất.
- 3 : Chọn tên khách thuê phòng đã chọn xuất hiện trên phiếu xuất.
- 4 : Chứa các loại chi phí đã khai báo cho phòng được chọn, nhập các giá trị phù hợp.
- 5 : Ví dụ phòng được chọn đã được khai báo chi phí phòng theo tháng, nhập số tháng cần thanh toán ở phần này, hỗ trợ cả số thập phân.
- 6 : Nếu có chi phí phát sinh, hãy nhập thông tin các chi phí đó vào phần này.
- 7 : Nếu có chi phí phát sinh, hãy nhập tổng số tiền các chi phí đó vào phần này.
- 8 : Các thông tin ghi chú mà chủ trọ muốn thông báo cho khách trọ.
- 9 : Làm trống các trường người dùng đã nhập.
- 10 : Chuyển qua màn hình xem trước phiếu xuất với nội dung được cung cấp ở màn hình hiện tại, người dùng có thể quay lại màn hình hiện tại với các giá trị được giữ nguyên.
Kết quả khi chọn Xem phiếu
Người dùng có thể chia sẻ tệp tin Pdf này.
Xem lịch sử hóa đơn
Trong menu chính, chọn Lịch sử xuất hóa đơn.
- 1 : Xóa tất cả lịch sử của phòng đã chọn.
- 2 : Xóa tất cả lịch sử của nhà trọ đã chọn.
- 3 : Các chi phí trong cùng 1 phiếu xuất có cùng ID phiếu.
Tiện ích quản lý
Trong menu chính, chọn Tiện ích.
- 1 : Cuộn trái hoặc phải để chọn các thông tin cần xuất hiện trong bảng dữ liệu.
- 2 : Định dạng tệp tin Pdf ngang hoặc dọc.
- 3 : Chọn kích cỡ chữ trong tệp tin Pdf.
- 4 : Chọn khổ giấy cho tệp tin Pdf.
- 5 : Chia sẻ dữ liệu với định dạng tệp tin Excel.
- 6 : Chia sẻ dữ liệu với định dạng tệp tin Pdf.
Đồng bộ dữ liệu
Trong menu chính, chọn Đồng bộ.
Nếu người dùng chưa có tài khoản, hệ thống tự động tạo tài khoản mới từ thông tin người dùng đã nhập.
- 1 : Nhập mã định danh (username).
- 2 : Nhập mật khẩu (password).
- 3 : Hệ thống sẽ gửi tất cả thông tin nhà trọ lên máy chủ. Nếu tài khoản đã tồn tại thông tin nhà trọ trên máy chủ, toàn bộ thông tin cũ sẽ bị xóa, thay thế hoàn toàn bằng thông tin mới.
- 4 : Nếu tài khoản có dữ liệu trên máy chủ, hệ thống sẽ xóa toàn bộ dữ liệu đang có trên thiết bị, thay thế hoàn toàn bằng dữ liệu trên máy chủ về thiết bị. Nếu tài khoản không tồn tại trên máy chủ, quá trình này không hoạt động, không ảnh hưởng đến dữ liệu đang có trên thiết bị.
- 5 : Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn thông tin của tài khoản này cùng dữ liệu của tài khoản đang có trên máy chủ. Đảm bảo an toàn dữ liệu.
Thay đổi màu chủ đề
Trong menu chính, chọn Cài đặt.
Sau khi chọn màu chủ đề, người dùng cần thoát khỏi ứng dụng và khởi động lại ứng dụng để thay đổi được hiển thị.